Tips voor een presentatie over veiligheid op de werkvloer

Of je nu een werkgever, preventieadviseur of ploegbaas bent: er rust altijd een grote verantwoordelijkheid op je schouders. Een veilige werkvloer is niet alleen in het belang van de werknemers, maar ook voor het bedrijf zelf! Stel dat er een ernstig ongeluk plaatsvindt, dan kunnen de gevolgen verstrekkend zijn. Geen slecht idee dus, om de aandacht scherp te houden. En dat kan door geregeld een boeiende presentatie te geven!

Stem je presentatie af op het publiek

Hoewel veiligheid op de werkplaats de eerste en voornaamste prioriteit is voor zowel de werkgever als de werknemers, heeft elke betrokken partij zijn eigen kijk op het thema.

Werknemers

Voor werknemers is een praktijkgerichte aanpak het meest aangewezen. Cijfers en statistieken kunnen de blijvende kans op ongevallen onder de aandacht brengen, maar concrete tips en advies zijn in dit geval veel waardevoller.

Laat de algemene veiligheidsvoorschriften aan bod komen, maar zeker ook bedrijfsspecifiek veiligheidsadvies. Een algemeen voorschrift kan zijn dat alle verkeersstromen gescheiden moeten blijven, maar daarnaast is het belangrijk voor de werknemers om ook veiligheidstips te krijgen rond een zaagmachine bijvoorbeeld. Een presentatie die te veel aan de oppervlakte blijft zal minder blijven hangen dan een uiteenzetting waar werknemers hun functie werkelijk in herkennen.

Bedrijfsleiding en kader

Voor de bedrijfsleiding en het kader zijn hands-on waarschuwingen minder interessant - zij bedienen geen voertuigen, machines of gereedschap. Waar voor werknemers de praktische kant van het verhaal het meest blijft hangen, is het voor dit publiek de financiële en juridische kant een meerwaarde in je presentatie.

Een ongeluk op de werkvloer brengt altijd extra kosten met zich mee: herstellingen aan de infrastructuur, machines of voertuigen, maar ook verlies van goederen en productie- of levertijd. Alles samen kunnen de kosten heel snel aantikken! En we hebben het hier nog maar enkel over materiële schade.

Stel dat er een persoon ernstig gewond raakt, of erger: het leven laat bij een arbeidsongeval, dan zal dit een diepe impact hebben op het hele bedrijf. Naast de juridische consequenties en de astronomische schadevergoeding, zal dit ook het bedrijfsimago en de werksfeer naar beneden halen. Het zijn voorbeelden van dergelijke scenario’s die voor een oncomfortabel gevoel bij het management zorgen. Daarmee kan je het belang van een veilige werkomgeving extra in de verf zetten. Niemand verwacht immers dat het dichtbij zal gebeuren, tot het zover is. Daarom: beter voorkomen dan genezen. Overtuig de bedrijfsleiding om veiligheid voorop te stellen, en hier voldoende in te investeren.

Video’s en getuigenissen

Wat wel voor iedereen werk zijn video’s en getuigenissen. Het zijn instrumenten die iedereen met de neus op de feiten drukt. Een videoregistratie van een arbeidsongeval kan aantonen hoe snel het noodlot kan toeslaan, en welke impact het heeft. Dit hoeven niet noodzakelijk schokkende video’s zijn. Het internet staat bol van filmpjes waarbij een heftruck voor een domino-effect onder de stapelrekken zorgt, zonder dat daarbij gewonden vallen. Dit zijn grappige situaties voor buitenstaanders, maar als dit binnen het bedrijf gebeurt, weet iedereen dat dit gevolgen zal hebben.

Getuigenissen van mensen die een bedrijfsongeval meegemaakt of overleefd hebben maken zo nog een diepere indruk. Niets blijft zo lang aan je kleven als het verhaal van iemand die een arbeidsongeval aan de lijve heeft ondervonden. Het brengt de gevolgen van een onveilige werkplaats opeens heel dichtbij, letterlijk. Met een spreker breng je ook meer interactie in de presentatie. Iedereen kan specifieke vragen stellen over zowel de omstandigheden van het arbeidsongeval, als de gevolgen voor het bedrijf en de medewerkers, als de impact op het leven van het slachtoffer zelf.

Kondig je presentatie met enthousiasme aan

Let’s face it: mensen staan doorgaans niet te popelen om een presentatie bij te wonen. Het is essentieel om het belang van een presentatie over veiligheid op de werkplaats te onderstrepen. Vul dit echter ook aan met wat praktische informatie en een wat luchtige noot.

Zo kun je bij je aankondiging, bv via een e-mail of rondzendbrief, al een tijdsschema meegeven in het geval de presentatie verdeeld is in diverse luiken. Een kwinkslag, flauwe woordspeling of een grappige afbeelding trekt ook steeds de aandacht, en elimineert het beeld dat het om een duffe uiteenzetting zal gaan.

Toets je publiek af

Veiligheidspresentaties hebben weinig zin als ze niet blijven hangen. Hoe creatief je het ook aanpakt om de aandacht vast te houden, het resultaat is wat telt. Toets daarom zowel tijdens als na de presentatie de kennis van werknemers af.

Tijdens de sessie kan je af en toe een vraag in het publiek gooien, enerzijds om de reeds bestaande kennis te testen, en anderzijds om na te gaan hoe de informatie uit jouw presentatie blijft kleven.

Ook na de presentatie hou je de kennis scherp door af en toe op een spontane manier een vraag of een voorbeeld van een probleem voor te leggen aan een (groep) werknemers. Dit kan perfect op de werkvloer zelf.

Wees voorbereid op vragen

Een presentatie geven is een proces dat in twee richtingen loopt. Dit is voor het grootste deel jouw verhaal, maar wat presentaties echt doeltreffend maakt is de interactie met het publiek. Omdat iedereen als het ware samenzit rond het thema van veiligheid, kan elk van de toehoorders met je meedenken.

Naargelang het onderwerp of onderdeel van de presentatie zullen er vragen rijzen die betrekking hebben op het bedrijf, de lokale manier van werken, of op een specifieke activiteit binnen een proces. Zorg ervoor dat je voldoende op hoogte bent van de verschillende eenheden en processen binnen het bedrijf, en hoe ze werken. Dit hoeft natuurlijk geen gedetailleerde kennis te zijn, anders kom je niet rond. Dit zal ervoor zorgen dat je elke vraag kan situeren, wat je zal helpen om een passend antwoord te formuleren.

Maak je geen zorgen als er een vraag aan bod komt waar je niet onmiddellijk op kan antwoorden. Geef in dat geval te kennen dat je dit in detail zal bekijken, en je hier later van tijd zal op terugkomen. Geef geen antwoord waar je niet 100% zeker van bent, want dit kan je geloofwaardigheid aantasten, én die van je presentatie natuurlijk.

Hetzelfde geldt voor opmerkingen uit het publiek. Luister aandachtig en geef jouw oprechte visie op een probleem of vaststelling. Is de opmerking terecht, laat dat dan ook blijken. Is ze onterecht, corrigeer die dan op een manier waardoor de persoon in kwestie zich niet oncomfortabel begint te voelen.

Maak je presentatie niet te lang, maar ook niet te kort

Een presentatie vraagt energie, niet alleen van jou, maar ook van je publiek. Hoe groter het publiek hoe korter de concentratieboog, al naargelang het onderwerp. Een kleiner publiek is zal zich vanzelfsprekend meer betrokken voelen omdat ook jouw aandacht groter is op elk van de toehoorders.

In beide gevallen maak je de uiteenzetting best niet langer dan nodig. Vermijd details die er weinig toe doen, en zorg dat de kernboodschap op de voorgrond blijft. Vraagt jouw uiteenzetting behoorlijk wat tijd, las dan pauzes in voor het publiek.

Het is om die reden erg interessant om, vooraleer je een presentatie samenstelt, eerst de algemene structuur ervan uit te tekenen. Op die manier blijf je een algemeen beeld houden van wat je onder de aandacht wil brengen, en dit binnen een bepaalde tijd.

Repeteer de presentatie, en meet de tijd op die je er ongeveer over doet. Voeg wat extra marge aan die tijd toe, en je hebt een idee van hoe lang de sessie ongeveer zal duren. Je kan trouwens ook online tools vinden waarmee je de tekst van je presentatie kan omrekenen naar spreektijd. Dit zijn slechts indicaties natuurlijk, maar ze geven wel een idee.

Een presentatie die te kort is, blijft niet hangen. Bovendien kan het nadien de indruk wekken dat het eigenlijk niet echt de moeite van de tijd was. Zoek dus die golden spot wat de duur van de sessie betreft. De menselijke concentratieboog ligt doorgaans tussen de 15 en 45 minuten.

Nog enkele praktische tips

Test je technische voorzieningen

Kijk ruim op voorhand na of al de apparaten die je zal gebruiken correct werken: de beamer, je laptop, de USB-stick, de microfoon, … Zorg waar mogelijk voor een backup-plan in het geval één van die zaken het begeeft of dienst weigert bij de aanvang van de presentatie.

Hou de tijd in de gaten

Je werkt met een publiek, waardoor je de controle, en dus de duur van de sessie, voor een deel uit handen geeft. Calculeer dit in bij het samenstellen van je presentatie door extra tijdsmarge op te nemen in de geschatte tijdsduur (zie boven). Dit hangt af van hoe groot het publiek is, en in welke mate je interactie zal toelaten. Het is daarom geen slecht idee om vragen en feedback pas na de sessie te behandelen binnen het tijdskader dat jij hebt bepaald.

Stick to the plan

Dwaal niet af tijdens de uiteenzetting. Hou je aan het schema dat je voor ogen had bij de aanvang, en beperk interactie met het publiek tijdens de sessie tot een absoluut minimum. Zo stel je je eigen geheugen niet op de proef, en benut je de volle concentratie van de toehoorders.

Sluit af met de kern van het verhaal

Aan het einde van sessie ligt de concentratie van het publiek vanzelfsprekend lager dan bij de aanvang. Zorg daarom voor een kernachtige boodschap aan het einde, waarin je de belangrijkste punten bundelt. Dit zijn de zaken waarvan je wil dat ze zeker blijven kleven.

Begaan met veiligheid op de werkplaats? Geef ons een seintje. Wij helpen je graag bij het optimaliseren van de veiligheid op jouw bedrijf.